| Registerkarte "Allgemein" |
Registerkarte Importkonten Registerkarte Benutzer Registerkarte Steuerberater |
| Automatischer Import beim Programmstart | |
| Legt fest, dass direkt beim Start aus der Kasse exportierte Daten eingelesen werden | |
| Importordner | |
| Hier muss der Ordner angegeben werden, in den Ihre Kasse die Abschlussdaten exportiert | |
| Sachkontenrahmen | |
| Diese Einstellung ist äußerst wichtig und sollte
VOR dem Buchen und
Importieren mit dem Steuerberater besprochen werden. Im Allgemeinen soll
der gewählte SKR nicht mehr geändert werden. Bei Änderungen des SKR werden Sie gefragt, ob Sie ihre bisherigen Buchungen auf neue Kontonummern umstellen möchten. Möglicherweise werden dabei für manche Buchungen keine Entsprechungen im neuen SKR gefunden. |
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| Belegnummern für importierte Buchungen vergeben | |
| Normalerweise werden für jeden Beleg automatisch
Belegnummern vergeben. Manche Steuerberater möchten nur Belegnummern für
manuell eingegebene Zahlungen. Diese Automatik könnne Sie hier
abschalten. Wichtig: Belegnummern sollten chronologisch aufsteigend sein, um eine tägliche Führung des Kassenbuchs belegen zu können. Wir empfehlen deshalb, soweit wie möglich, Ausgaben in der Kasse als Entnahmen einzugeben, damit diese automatisch chronologisch richtig geordnet sind. Unter Zuhilfenahme der Importkonten (siehe dort) werden diese buchungen auch dem korrekten Konto zugeordnet. |
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| Buchungen ohne Kontonummer erlauben | |
| Diese Einstellung ist nur sinnvoll, wenn Sie ihr Kassenbuch nicht zum Steuerberater exportieren, oder er sich sowieso die Arbeit des Kontierens macht (Oder er Ihnen keinen Nachlass gewährt, wenn Sie exportieren) | |
| Textkonvertierung beim Import | |
| In der Tabelle können Sie die Texte in der Spalte "Kassenbuchtext" nach Ihren Anforderungen ändern, oder Ihnen neue Konten zuweisen. Die Tabelle wird automatisch geändert, wenn Sie Ihren SKR ändern. | |
| Registerkarte Importkonten |
Registerkarte Allgemein Registerkarte Benutzer Registerkarte Steuerberater |
Diese Tabelle ist dafür zuständig, Entnahmen aus der Kasse automatisch dem richtigen Konto mit dem richtigen Text und der zugehörigen Steuer zuzuordnen.
Es ist schon eine ganze Reihe von Einträgen vorbelegt, um Ihnen den Start zu erleichtern. Ganz links sehen Sie den Text, der in der Kasse eingegeben werden muss, um die entsprechende Buchung zu erhalten.
Beispiel:
| Bank | Erzeugt eine Buchung Bankeinzahlung mit 0% Mehrwertsteuer auf das Buchungskonto 1460 |
| Schreibwaren | Erzeugt eine Buchung Bürobedarf mit 19% Mehrwertsteuer auf das Buchungskonto 6815 |
Groß- oder Kleinschreibung ist bei der Eingabe in der Kasse egal.
In der Tabelle sehen Sie auch, dass Sie verschiedenen Texten die gleichen Buchungen zuordnen können, es ist also egal, ob Sie "Bankeinzahlung", "Bank" oder "Einzahlung" eingeben, alle bekommen die gleiche Buchung. Zusätzliche Texte können Sie einfügen, indem Sie auf den gewünschten Eintrag in der rechten Tabelle SKR klicken, der Buchungstext wird dann übernommen und kann von Ihnen in der linken Tabelle nach Ihren Erfordernissen geändert werden.
Wichtig:
Wenn Sie in der Kasse Entnahmen mit anderen als den hier definierten Texten
eingeben, kann kein Konto zugeordnet werden. Das Programm denkt sich nichts aus,
Sie haben dann eine Buchung ohne Kontonummer und Mehrwertsteuer!
Diese muss vor dem Export manuell bearbeitet werden.
Um eine Merkhilfe zu haben, welche Texte verwendet werden sollen, können Sie die
Liste ausdrucken.
Um dies zu verhindern, wurde der neue Parameter "Mit Kasse synchronisieren"
eingeführt. Wenn Sie diesen Punkt angehakt haben, werden ihre Änderungen so
gespeichert, dass die Cida-Kasse (nach einem Neustart) Ihnen nur die von Ihnen
eingetragenen Texte bei Entnahmen erlaubt.
| Registerkarte Benutzer |
Registerkarte Allgemein Registerkarte Importkonten Registerkarte Steuerberater |
Hier legen Sie die Benutzer des Kassenbuchs fest. Bitte beachten Sie, dass der Benutzer 'Administrator' nicht geändert werden darf.
Nach dem Start oder dem Einspielen des Updates ist zuerst der Benutzer 'Administrator' eingestellt. Da dieser weder buchen noch importieren darf, sollten Sie als erstes einen Benutzer mit der nötigen Berechtigung 2 einrichten.
| Berechtigungsstufe | Konfigurieren | Kassensturz | Buchen und Importieren |
| 0 | + | - | - |
| 1 | + | + | - |
| 2 | + | + | + |
Die Schaltfläche Aktiv bei den
einzelnen Benutzern ist dafür da, um nicht mehr im Betrieb arbeitendes Personal
auszublenden. Ein Löschen eines Benutzers ist nur möglich, wenn dieser noch
keine Buchungen durchgeführt hat.
Bei allen Buchungen wird der aktive Benutzer gespeichert, um hinterher
nachvollziehen zu können, wer was gemacht hat. Buchungen, die automatisch
importiert werden, werden dem (hier nicht sichtbaren) Benutzer "Automatischer
Import" zugeordnet.
| Registerkarte Steuerberater |
Registerkarte Allgemein Registerkarte Importkonten Registerkarte Benutzer |
Hier tragen Sie die Kontaktdaten Ihres Steuerbüros ein. Falls Sie Ihr Kassenbuch automatisch exportieren und als Mail versenden möchten, sind hier zumindest die jeweiligen Mailadressen einzutragen. Wir empfehlen, das Kassenbuch verschlüsselt zu übertragen, dazu ist die jeweilige Option anzuhaken und ein Passwort zu vergeben, welches Sie dann auch, am besten telefonisch, dem Steuerberater mitteilen sollten.
Die Angabe der Mandantennummer und der Steuerberaternummer sind optional und für den zukünftigen Datev-Export gedacht.
Die Checkbox über programminterne Mailfunktion senden ist obligatorisch. Momentan ist ein Versand über ihr eigenes Mailprogramm nur manuell möglich, d.h. Sie müssen das Kassenbuch exportieren, ihr Mailprogramm öffnen und in einer Mail an den Steuerberater die Exportdatei als Anhang anfügen. Die programminterne Mailfunktion macht das alles automatisch, allerdings finden Sie dann die Mail nicht in Ihrem Mailprogramm.